Dijital dönüşümün en önemli adımlarından biri olan e-arşiv sistemi, belgelerinizi elektronik ortamda güvenle saklamanın kapılarını aralar. İş dünyasında dijital dönüşüm kaçınılmaz hâle gelirken, belge yönetimini modernleştiren en önemli sistemlerden biri e-arşiv uygulamalarıdır. Geleneksel arşivleme yöntemlerinin getirdiği maliyet, zaman kaybı ve güvenlik riskleri e-arşiv ile geçmişte kalır. Kağıt fatura döneminin sona erdiği bu çağda, e-arşiv ile belgeleri dijital ortamda güvenli şekilde saklayabilir, dilediğiniz anda erişebilirsiniz.
E-Arşiv Nedir, Neden Önemlidir?
E-arşiv, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara uygun olarak faturaların dijital ortamda düzenlenmesini sağlayan elektronik belge sistemidir. Sistem son kullanıcılara kesilen faturaların da elektronik ortamda oluşturulmasına olanak tanır. Özellikle e-ticaret gibi yoğun belge akışı olan sektörlerde, e-arşiv sayesinde manuel işlemlerden kaynaklanan hatalar minimize edilir, süreçler hız kazanır. Kağıt kullanımının ortadan kalkması; baskı, arşivleme ve kargo maliyetlerinden işletmeleri kurtarır.
Yasal açıdan bakıldığında ise, e-arşiv belgelerinin 5 yıl boyunca dijital ortamda saklanması zorunludur. Belgeler denetimlerde delil olarak sunulabilir, her biri zaman damgası ya da mali mühür ile güvence altına alınır. Böylece belgelerin değiştirilemezliği garanti altına alınır.
Kağıtsız Ofise Geçmenin İlk Adımı: E-Arşiv Avantajları
Modern dünyada kağıtsız ofis kavramı, çevresel hareket olmanın ötesinde maliyet tasarrufunu artıran stratejik bir hamle haline gelir. E-arşiv sistemi, dönüşümde atacağınız en sağlam adımlardan biri olur. İşletmenizi kağıttan dijitale taşıdığınızda, pek çok önemli fayda elde edersiniz:
● Kağıt alımından baskıya, tonerden kargoya kadar pek çok kalemde önemli ölçüde tasarruf edersiniz. Fiziksel arşivlemenin gerektirdiği personel giderleri de ortadan kalkar.
● Belgeleri basma, zarflama veya fiziksel arşivde arama gibi zaman alıcı süreçler e-arşiv ile ortadan kalkar. Aradığınız belgeye saniyeler içinde ulaşırsınız, dolayısıyla iş akışlarınız oldukça hızlanır.
● Fiziksel arşivler yangın, sel, hırsızlık gibi risklere açıkken e-arşiv sistemiyle belgeleriniz güvenli sunucularda saklanır. Yedekleme sistemleri sayesinde veri kaybı riski minimize edilir. Yetkilendirilmiş erişim kontrolü ile yalnızca ilgili kişilerin belgelere ulaşması sağlanır.
● Belgelerinize internet bağlantısı olan her yerden, istediğiniz zaman kolayca erişirsiniz. Uzaktan çalışan ekipler için büyük avantaj sunar, iş süreçlerinizin kesintisiz devam etmesini sağlar.
● Yasal standartlara uygun olarak dijital ortamda saklanan belgeler, denetimler sırasında kolay şekilde ibraz edilebilir.
E-Arşivin E-Faturadan Farkı Nedir?
E-fatura ve e-arşiv kavramları sıklıkla birbiriyle karıştırılsa da özlerinde çok farklıdır. Her ikisi de elektronik belge yönetimini kolaylaştırsa da hedef kitleleri açısından önemli farklılıklar gösterir. Aradaki farkları anlamak, işletmenizin dijital süreçlerini doğru yönetmeniz için kritik öneme sahiptir.
E-fatura, GİB tarafından belirlenen standartlara uygun olarak elektronik ortamda düzenlenen faturalardır. Sadece e-fatura mükellefi olan şirketler arasında yapılan ticari işlemlerde kullanılır. Yani gönderici de alıcı da e-fatura sistemine kayıtlı olmak zorundadır. GİB sistemi üzerinden alıcıya ulaştığı için doğrudan yasal geçerliliğe sahip olur, ayrıca kağıt çıktısı alınmasına gerek kalmaz.
E-arşiv ise alıcının e-fatura mükellefi olmadığı durumlarda kullanılan sistemdir. E-arşiv faturası da elektronik olarak düzenlenir ancak GİB üzerinden direkt gönderilmez. Bunun yerine faturalar elektronik ortamda saklanır, alıcıya elektronik yollarla iletilir. E-arşiv sistemine dahil olan firmalar, düzenledikleri faturaların kopyasını GİB'e belirli periyotlarda raporlar.
Hangi Sektörlerde E-Arşiv Kullanımı Zorunlu Hale Geldi?
Gelir İdaresi Başkanlığı'nın yayımladığı yeni düzenlemelere göre, 2025 itibarıyla e-arşiv belirli tutarların üzerindeki tüm işlemler için zorunlu hâle geldi. Vergi dahil tutarı 3.000 TL’yi aşan her satış işleminde, alıcı e-fatura mükellefi olmasa bile e-arşiv fatura kesilmesi gerekir. 2026 itibarıyla tutar sınırı tamamen kaldırılacak. Yani fatura tutarına bakılmaksızın tüm işlemlerin e-arşiv kapsamında düzenlenmesi zorunlu olacak. Değişiklikle birlikte e-arşiv, yalnızca dijitalleşmeyi tercih eden işletmelerin değil, tüm sektörlerin uyum sağlaması gereken temel uygulamaya dönüşür.
E-Arşiv Uygulamasını Kimler Kullanabilir?
E-arşiv uygulamasını, e-fatura mükellefi olan ve belirli bir tutarın üzerindeki satış işlemleri gerçekleştiren tüm işletmeler kullanabilir. 2025 itibarıyla, vergi dahil tutarı 3.000 TL'yi aşan her satış işleminde e-arşiv fatura kesilmesi gerektiğinden, bu kapsamda yer alan işletmelerin e-arşiv uygulamasına geçiş yapması zorunludur. Ayrıca, 2026 itibarıyla bu zorunluluk tutar sınırlaması olmadan tüm işlemler için geçerli olacaktır.
