İşletmelerin harcamalar, alacaklar gibi finansal verilerini kayıt altında tutması gerekir. Bu hedefe yönelik olarak defter-i kebir ve yevmiye defteri gibi ticari defterler kullanılır. Bu iki ticari defterin elektronik olarak tutulması için e-Defter kullanılabilir. Böylece, işletmelerin ilgili yasalar gereğince tutma şartı bulunan yevmiye defteri ve defter-i kebir dijital ortamda düzenlenip saklanabilir.
Elektronik defter, elektronik ortamda yevmiye defteri ve defter-i kebir tutmak için kullanıldığından dolayı kullanım alanları da bu iki defterin kullanım alanından oluşur. Yani e-Defter kullanım alanı işletmenin faaliyetleri sırasında gerçekleştirdiği mali işlemlerin kaydedilmesini kapsar. Buna işletmenin gerçekleştirdiği ödemeler ve yaptığı tahsilatlar gibi veriler dahildir.
e-Defter ne işe yarar?
Firmalar ticari faaliyetleriyle ilgili olarak çeşitli kayıtlar tutarlar. Bu amaçla kullanılan araçlar arasında ticari defterler yer alır. Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usulleri Kanunu'na göre işletmelerin tutması gereken defterler arasında yevmiye defteri ile büyük defter olarak da adlandırılan defter-i kebir yer alır.
Bahsettiğimiz bu iki ticari defter fiziksel olarak tutulabileceği gibi elektronik ortamda da tutulabilir. e-Defter, defter-i kebir ve yevmiye defterinin dijital ortamda tutulması işine yarar. 1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği ile belirlendiği üzere bazı işletmelerin e-Defter kullanması zorunludur. Zorunluluk olmadığı takdirde ise isteğe bağlı olarak elektronik defter kullanımı uygulanabilir.
e-Defter kullanma avantajları nelerdir?
Ticari defterlerin tutulması için e-Defter ile elektronik ortama geçiş yapılabilir. Bu uygulamanın işletmeler açısından sağlayabileceği çeşitli avantajlar mevcuttur. İşletmelerin kullanması gereken iki önemli ticari defter bu uygulama ile dijital ortamda tutulabilir. Böylece, bu defterlerin fiziki olarak tutulması durumunda kullanılacak fiziksel kaynaklardan tasarruf sağlanır. Bu durum maliyetlerde azalma sağlayabilir ve kaynak tasarrufu sayesinde elektronik defter kullanımı daha çevre dostu bir seçim olabilir.
Kaynak tasarrufu dışında, elektronik defter kullanımı ile iş gücü ve zaman tasarrufu da elde edilebilir. Zira bu uygulama, yevmiye defteri ve defter-i kebir tutulmasını daha pratik, hızlı ve kolay bir hâle getirebilir. Dahası, elektronik defter kullanımı, ilgili defterlerde yer alan verilerin güvenli bir ortamda depolanması avantajını sunar.
